Capítulo 12, Capacitación y entrenamiento.

El proceso de desarrollo de personas va relacionado con la educación, esto tiene una gran importancia dentro de la organización debido a que lo importante no solo en proporcionarle al trabajador la información, sino ofrecerle la oportunidad de que pueda desarrollar sus habilidades y potencialidades; de esta forma podemos gestionar el talento humano y a la vez entrenar a las personas para que sean más productiva, creativas e innovadoras, lo que será un propulsor para la creación y el mantenimiento de los servicios de calidad.   

Para que las personas puedan desarrollarse tienen que llevar un proceso de tres estratos, los cuales son: el entrenamiento, el desarrollo de personas y el desarrollo organizacional. Los primeros dos (E&D) estudian el aprendizaje individual, en cambio el ultimo (DO) se refiere al aprendizaje y al desarrollo de las organizaciones a través del cambio y la innovación. El orden de este proceso es primordial porque las empresas deben de fomentar el crecimiento individual de cada una de las personas que conforman la organización para que después entre todos puedan generar el desarrollo de la misma; estos desarrollos pueden estar apoyados con la gestión del talento humano, en donde deben estar incluidos los programas de cambio y desarrollo de carrera, así como de comunicación y consonancia.

Estos desarrollos deben de estar siempre entrelazados con el estudio, la actualización y las experiencias, volviéndose algo primordial para el continuo crecimiento. Otros puntos importantes son la actitud proactiva, la visión que se tiene individualmente y en común, la innovación y la creatividad.

El principal motor de una organización, son sus personas, desde las que desarrollan puestos más sencillos hasta los que se desenvuelven en los altos mandos; debido a que el mundo constantemente está cambiando y cada día hay mayor competitividad, la empresa debe impulsar a sus empleados a desafíos que tengan como resultados la innovación. Esto solo se logrará a través del entrenamiento y el desarrollo de personas (E&D), porque debido al entrenamiento podremos alcanzar un buen desempeño en el cargo porque este se enfoca en la búsqueda de habilidades y capacidades relacionadas con el desempeño inmediato, en cambio el desarrollo de las personas se centra en los cargos de la organización y en las nuevas habilidades y capacidades exigidas.

Para que se desarrolle de forma adecuada el entrenamiento, se deben de realizar cambios importantes: en la información, las habilidades, las actitudes y los conceptos.

Dicho entrenamiento está compuesto por cuatro etapas las cuales son:

El diagnóstico, en el cual se hace un inventario de las necesidades que se deben satisfacerse; el diseño, es el programa de entrenamiento; la implementación, que se refiere a la aplicación y conducción del programa de entrenamiento y, por último, la evaluación, en donde se verifican los resultados del entrenamiento.

En la primera etapa que es el diagnóstico, se refieren a carencias en el desempeño actual y pasado, así como la posibilidad de alcanzar un nuevo nivel de desempeño. En esta etapa se debe analizar el diagnóstico de manera organizacional, esto se refiere a que el diagnostico de acuerdo a la misión, visión y los objetivos preestablecidos.

Otro punto importante es el análisis de los recursos humanos, ya que con esto se determinan los comportamientos, actitudes y conocimientos de los empleados que contribuyen dentro de la organización. Por ejemplo, estar pendiente de que los colaboradores están actualizados, y si no es así, enlistar que es lo que hace falta para que logren esta actualización. Al igual se debe hacer un análisis de la estructura de cargos, en que pueden desarrollarse mejor los puestos de cada uno. Y, por último, el análisis de entrenamiento, en donde se establecen los objetivos y metas que se deben cubrir. Estos análisis en conjunto conforman el inventario de necesidades por lo tanto es de suma importancia realizar cada uno de ellos.

Después de todo lo anterior se continua con la segunda etapa, en donde se debe definir seis componentes básicos: 1) ¿A quién debe entrenarse?, 2) ¿Cómo debe entrenarse?, 3) ¿Quién debe entrenarlo?, 4) ¿Donde?, 5) ¿Cuando? y 6) Alcance de los objetivos.  Yo veo esta etapa como un proceso de identificación y planeación que después de que tengan definidas todos los componentes, se llevara a cabo la ejecución total de la etapa para poder iniciar el camino hacia la etapa 3.

La tercera etapa es la conducción del programa de entrenamiento, aquí ya entran las técnicas que se llevarían a cabo. A mi parecer es la etapa de divulgación del conocimiento, en esta parte ya se identificaron las fortalezas y debilidades, ya se tiene claro hacia quien va dirigido este proceso y ahora es momento de ponerlo en práctica.

La última y cuarta etapa sería la evaluación del programa de entrenamiento, en esta etapa, se miden los ahorros, la calidad, el ahorro de tiempo, satisfacción, productividad, todo lo que sea intangible en relación con el ofrecimiento de un excelente servicio, que debería de responder a las siguientes interrogantes: ¿Se eliminó…? ¿Se mejoró…? ¿Se alcanzaron los objetivos? De igual forma se debe evaluar los aspectos negativos, como lo errores y desperdicios que continuaron y cuales se decrementaron.

Para finalizar, el entrenamiento puede ser exitoso internamente y externamente, quiere decir que hay mayor motivación por parte de los empleados, así como el incremento de la competitividad en el mercado.

Para poder finalizar con el tema hay que remarcar la importancia de que el personal sea entrenado siguiendo las cuatro etapas, ya que sin un orden o listado de lo que hace falta o los errores que se han cometido como empresa, no podremos alcanzar lo deseado. Los fracasos no se deben de tomar como algo malo al contrario son una nueva oportunidad que nos llevaran hacia un aprendizaje y una mejor producción. No hay que olvidar que esto va de la mano con la gestión del talento humano, donde educar y seguir fomentando el conocimiento e impulsar a la organización son los medios que nos ayudaran a lograr esa gestión. 

Retención del personal hacia la empresa.

La retención y el desarrollo del personal de una empresa son partes de un mismo subproceso, estos interactúan íntimamente cuando las cosas funcionan de manera adecuada en una empresa, la permanencia de las personas que colaboran con una institución no significa que sean explotadas todas las posibilidades de crecimiento que la misma puede ofrecerles. Cuando una organización ofrece alternativas reales y consistentes de crecimiento, es factible disminuir la salida del personal valioso, ya que las alternativas de crecimiento son mecanismos de retención.

Se podría decir que las personas dentro de una organización disponemos de alternativas como el desarrollo en el propio puesto, el desarrollo orientado a otros puestos, desarrollo como ente social y como persona.

La primera necesidad que surge si la persona proviene del exterior de la empresa, es la  necesidad de inducción, en esta se deben explicar con detalle las prestaciones que la institución ofrece, más allá de los mínimos legalmente obligatorios, también, se debe explicar con claridad al nuevo empleado cuáles son sus obligaciones generales, conviene presentar a la persona de recién ingreso con todos aquellos con quienes mantendrá algún tipo de relación en su trabajo, por otra parte, la persona deberá conocer los productos o servicios que sus clientes esperan de él y la calidad o criterios de eficiencia con que deberá proporcionarlos.

Seguido de esta necesidad principal, habrá que detectar otras necesidades de capacitación, esto suele llevarse a cabo siguiendo cualquiera de estos tres métodos:

1.    Mediante entrevistas con los propios ocupantes del puesto, con sus jefes directos o con otros como clientes, colegas, subordinados, etc.

2.    Con la utilización de pruebas que nos lleven a determinar el rendimiento de la persona en un aspecto específico relacionado con su trabajo.

3.    Por medio de la valoración de su desempeño.

Existen algunas preocupaciones sobre la valoración del desempeño, las cuales son:  Que el personal esté debidamente capacitado para hacer bien su trabajo.

Que el personal con potencial y buen desempeño posea alternativas reales de desarrollo.

Saber si las necesidades previamente detectadas han sido cubiertas adecuadamente por los programas anteriores.

La detección de necesidades es el procedimiento mediante el cual se identifican los conocimientos y habilidades que requiere personalmente cada uno de los integrantes en la organización para cumplir mejor con sus roles actuales o para aspirar a un puesto distinto. Después de detectar las necesidades que requieren capacitación es importante definir los objetivos de esta, al definirlos se debe considerar tres puntos de llegada: 1) los resultados deseados que esperamos ver en la organización como producto del programa de capacitación, 2) las conductas que deberán ser apoyadas y ejemplificadas por los directivos, gerentes y supervisores, y 3) los conocimientos, habilidades y actitudes que esperamos que los participantes desarrollen como resultado de nuestra acción capacitadora.

Tras definir los objetivos de la capacitación, se procede a determinar los contenidos de la misma, estos contenidos han de ser:

1) Una respuesta a las necesidades detectadas

2) Un apoyo significativo para que la organización logre los resultados esperados.

Los participantes se eligen de acuerdo a la detección de necesidades y existen tres estilos de programar a estos:

1.    Invitar a todos los que ocupan un mismo puesto para que todos queden bien preparados.

2.    Extender una invitación abierta para que asistan solamente aquellos que lo deseen.

3.    Invitar únicamente a quienes la detección de necesidades nos sirvió para identificarlos como solicitantes del servicio.

La programación de la capacitación debe tomar en cuenta ciertos elementos uno de ellos es que el programa sea acorde con los horarios, disposición y preferencia de los participantes, que vaya de acuerdo con la manera como sus jefes organizan el trabajo y que se realice en los momentos en que se presenten las mejores condiciones para aprender en relación con los horarios y el momento del día en que los participantes estén descansados, para que haya un buen aprovechamiento de dicha capacitación.

El entorno de la capacitación es muy importante es por ello que en las instalaciones hay que prever que se hallen en un entorno poco ruidoso, que la temperatura ambiente sea templada, que la distancia del domicilio y de las áreas de trabajo sea razonable, que se cuenten con los servicios y equipos necesarios y que haya posibilidad de consumir alimentos según las necesidades del propio curso.

Los instructores pueden ser internos, como un empleado de la organización que se encuentre capacitado; o externos, es decir, instructores que provengan de fuera de la organización.

Existen otros apoyos como la es la información, las estrategias de la comunicación organizacional que cubren el papel verdaderamente trascendente de compartir con todos los miembros de ella la información referente a la visión y al rumbo, así como acontecimientos más concretos que suceden en el interior de ella: logros, proyectos, resultados, etc.

La evaluación de la capacitación tiene como objetivos: Justificar la existencia del departamento, decidir sobre la continuidad del programa y mejorar futuros programas.

La mejor información y comunicación repercute positivamente en la toma de decisiones, para cualquier empresa no solo es importante la comunicación al interior de su empresa, si no también es importante la exterior. La comunicación organizacional interna se emplea como mecanismo de mejora a la operación para: 1. Prever un problema, 2. Supervisar el trabajo realizado y 3. Evaluar el impacto ejercido.

Existen algunos ejemplos de estrategias para la retención de los empleados hacia la empresa, lo principal es que el empleado se sienta a gusto en el lugar donde se encuentra y para esto hay que motivarlo con el reconocimiento personal, las compensaciones, la equidad interna, la competitividad y el mercado de sueldos, que las prestaciones sean justas y superiores a las de la ley y la evaluación de su desempeño.

Por ultimo tenemos los planes de carrera, los cuales son estrategias para llevar a los empleados a mejores oportunidades laborales, lo primero que se tiene que realizar es un catálogo de personas claves que nos servirá para identificar a esas personas que destacan por alguna situación positiva, una vez identificadas las personas se les presentan su redes de acceso que en pocas palabras son todas las vías o alternativas con las que el trabajador cuenta para llegar a la superación laboral, de aquí se desarrolla los programas entrenados que son las estrategias que el trabajado seguirá para llegar a el objetivo que tiene planeado.  

Las grandes empresas se preocupan por el desarrollo social de sus trabajadores por eso los capacitan no solo para que sean buenos empleados si no excelentes seres humanos que estén comprometidos con la organización, con su familia, la sociedad el medio ambiente entre otras cosas, también invierten en el desarrollo personal de las personas porque no basta con que tengan grados académicos, sino que sean buenos seres humanos y no caigan en el egocentrismo al tener mayor capacidad.      

Atracción del personal hacia la empresa.

En este capítulo hablamos sobre que las organizaciones industriales tienen diferentes procesos para conseguir objetivos, uno de ellos es el desarrollo del personal; el cual se divide en dos subprocesos: la atracción del personal y la retención del mismo, este a su vez se divide en el desarrollo de habilidades, el reconocimiento y el crecimiento. Todos estos procesos van de la mano.

Tanto la atracción de personal como el desarrollo del mismo son subprocesos de un proceso más complejo, esto permite a la organización cumplir sus objetivos debido a que no podemos hablar de unos sin mencionar al otro; para poder cumplir con la subdivisión que habla de la retención que menciona las habilidades, el reconocimiento y el crecimiento, es importante que la primera subdivisión este trabajando para que de esta forma tengamos a quien capacitar. En este punto se puede visibilizar la importancia de la atracción del personal y, por otra parte, el desarrollo de una persona que está dentro en una organización que inicia desde su contratación al puesto y con un buen proceso de atracción, podemos identificar sus habilidades y áreas de mejora.

Antes de iniciar con cualquier proceso de contratación, es importante identificar porque a las personas les interesen formar parte de la organización, existen varios factores que intervienen en la identificación de esto. Esta parte me recuerda al texto que nos ponían en el libro de ejemplo sobre la encuesta publicada en 1992, donde se entrevistó a 350 jóvenes los cuales respondieron que la empresa donde les gustaría trabajar seria Coca - Cola   debido a que dicha organización cuenta con 1) Buenas oportunidades de crecimiento; 2) ingresos adecuados y un gran desarrollo del potencial; 3) los horarios son accesibles; 4) el ambiente de trabajo es adecuado, y 5) el prestigio de la empresa es bueno.

El subproceso de la atracción de personal implica algunos procedimientos o ciclos de trabajo: el primer procedimiento es la vacante la cual es el puesto que se encuentra desocupado y que está en espera de encontrar la mejor opción para ser cubierto. Una vacante puede surgir por diversas situaciones, tales como la creación de un nuevo puesto dentro de la estructura organizacional, por una necesidad temporal o bien, por la salida, promoción o transferencia de una persona cuyo puesto requiere ser reemplazado.

El siguiente paso es la requisición de personal el cual es un documento donde te haces responsable de un área de la organización, la cual solicita que la plaza que no está ocupada sea cubierta.

Después de la requisición es importante elaborar un perfil del puesto, aunque, en muchas ocasiones, este perfil es elaborado incluso antes de la requisición, en todo caso, un perfil del puesto debe ser realista, esto para evitar que la organización espere personas perfectas capaces de cumplir con excelencia todos los aspectos que involucra la vacante.

Para continuar, después de establecer la vacante, de haber hecho la requisición y elaboración del perfil del puesto se procede al reclutamiento, este proceso es una preselección dado que en este paso del subproceso se establecen los requisitos del perfil, los cuales actúan como un primer filtro con el fin de que solo lleguen a la empresa aquellas personas que se consideran adecuadas a las necesidades de la misma .Algunas veces el resultado no es el esperado,  continuamente  acuden muchas personas que no cumplen con el perfil, para esto es útil una pre solicitud la cual tiene como propósito filtrar a los candidatos que llegan a la  organización.  Después nos encontramos con la solicitud, la cual se les da a las personas que pasaron el primer filtro, esto ayudará a que la organización pueda a completar la información que ya registró con anterioridad en la presolicitud y también servirá de guía para la entrevista que se realizará posteriormente.

La entrevista inicial puede ser realizada por el departamento de reclutamiento y selección o por personas que desempeñan esa función, con el propósito de profundizar en aspectos generales del candidato, para investigar si el candidato reúne los requisitos que se solicitan o para utilizar la solicitud de empleo como guía para preguntas. Esta puede ser cerrada, abierta o mixta.

Las pruebas psicométricas y las pruebas de aptitudes son un gran apoyo para la selección de nuevo personal, las primeras ofrecerán una impresión de las habilidades específicas de los aspirantes, pero es importante que las personas tengan claro que las pruebas psicométricas solo ofrecen una impresión y ayuda, por ningún motivo se debe abusar de estas pruebas ni tomarlas como el factor principal para la decisión de aceptar o descartar un candidato. Las segundas se consideran como un complemento a estas pruebas existen estas evalúan áreas más específicas en los aspirantes, tales como el manejo de algún recurso computacional o el manejo de cierta maquinaria.

A continuación, sigue la segunda entrevista, esta es realizada por quien será el jefe, tiene como propósito comprobar el grado en que la persona que aspira a ocupar la vacante posee los conocimientos y las habilidades necesarias, esta utiliza el mismo esquema que la inicial y su intención es obtener información específica de conocimientos y habilidades del candidato. Mientras más especializado sea el puesto más especializada será la entrevista.   

En dado caso que la persona haya cumplido con éxito todos los pasos anteriores, se procederá a que la persona se realice el estudio médico el cual permitirá a la empresa saber la condición de salud de su futuro empleado y de esta forma evitar futuras sorpresa, otro punto importante es el estudio socioeconómico que nos brindara referencias personales, información sobre sus estudios, recomendaciones laborales y su desempeño.

Una vez cubiertas todas las etapas de los procesos anteriores es momento de contratar al aspirante que haya cubierto con los requisitos de la empresa, la contratación tiene repercusiones legales, por lo que es importante la existencia de un contrato legal, puesto que esta es una forma de protección tanto para la organización como para el nuevo empleado.  

Como última etapa viene la vinculación total del nuevo empleado, para esto es importante que este último conozca físicamente la ubicación de su área de trabajo y los servicios que ofrece la organización y las personas con las que tendrá mayor contacto para que su estancia en la empresa sea de manera productiva.

En cuanto a las personas que no fueron aceptadas es importante agradecer personalmente a cada uno de los candidatos por el tiempo y la dedicación que mostraron al participar en el proceso de selección, hay que tener siempre presente que el rechazo de una oportunidad de empleo siempre afecta a autoestima de cualquier candidato, es por ello que se debe ser cuidadoso con las palabras que se usen.

Y para finalizar hay que mencionar que el proceso de elegir a un nuevo empleado parece complicado, pero es muy necesario porque cada trabajador representa un gasto para la empresa y por ende buscan invertir en los que para ellos y la filosofía de la misma son los mas adecuados. Una vez que estén dentro de la organización es más fácil invertir en el desarrollo y capacitación de los empleados. 

Desarrollo estructural de la organización.

El diseño estructural de una organización se desarrolla a partir de una estrategia de negocio que se utilizara en un futuro. Esto consiste en definir las áreas y niveles que deben de componer a las organizaciones, sus interacciones, sus componentes, el establecimiento de roles y puestos y las formas de evaluación.

Este proceso requiere de algunas características:

1)      Que la interacción de las áreas y niveles sea ágil y que favorezcan la flexibilidad para la adaptación a los cambios.

2)      Evitar duplicaciones en las funciones, el desperdicio de recursos por burocracia excedida o lagunas en los procedimientos.

3)      Establecer pocos niveles organizacionales y estructuras interdependientes.

4)      Permitir que cada empleado se sienta importante, en el logro de resultados.

5)      Mantener un mínimo control sobre el desempeño asegurando la coordinación requerida sin estorbar ni disminuir la velocidad de respuesta.

Este desarrollo debe de tener una concordancia con la estrategia general de la empresa y la administración de los recursos humanos. Para determinar las características nos podemos basar en la adaptación del matiz de Tichy y Sherman, analizando dos momentos, el momento actual (1980) y el momento futuro (1990); considerando 3 ámbitos: el tecnológico, el político y el cultural. Definiendo la estrategia, la estructura, la forma de administración dependiendo del presente o la visión a futuro que estemos hablando.

Las áreas que comúnmente componen una organización que están en función de los procesos de trabajo que deben de desempeñar, es por eso que existen procesos que rigen el diseño estructural de las áreas, las cuales son:  1) Producción o transformación, 2) Comercialización de productos y servicios, 3) Investigación y producción de nuevos productos y servicios, 4) Financiamiento, 5) Desarrollo de la organización y 6) Desarrollo del personal.

Para impulsar una función específica, lo recomendable es crear un elemento estructural y para esto existen 3 formas de realizarlo: Crear departamentos completos encargados de un rol, asignar la función a una sola persona, o dos, con un alto nivel jerárquico y crear equipos temporales para proyectos claramente definidos.

Existen 3 tipos de estructuras: 1) Las líneas de dependencia directa, que muestran con precisión los puestos cuyos ocupantes son jefes de los ocupantes de otros puestos.

 2)  Líneas de dependencias indirectas (staff), Cuando el de un puesto requiere compartir su experiencia o conocimiento con otro puesto o grupo de puestos.

3) Estructuras matriciales, Aseguran una mejor representatividad de los intereses e ideas de todos los empleados en las decisiones.

Para determinar los niveles, se ha enfatizado en la importancia de crear estructuras organizacionales planas, la totalidad de estas constan de tres niveles, el operativo, el general y el directivo. Estas estructuras muestran las siguientes características: 1) Los grupos son habilitados como equipos autosugestivos, 2) Se desarrolla una amplia labor de capacitación y delegación de autoridad, 3) El rol gerencial se asemeja al director técnico de un equipo deportivo y 4) Los directivos tienen como responsabilidad la supervisión general de los sistemas de trabajo.

Adaptando la propuesta original de Adizes, en una organización existen cuatro roles fundamentales: productor, administrador, creativo e integrador.

El ciclo de vida de una organización depende de: la flexibilidad, la tendencia a establecer controles y mecanismos de normatividad y los recursos necesarios para apoyar las decisiones productivas: Estableciendo áreas pequeñas con alta capacidad de reorganización, la existencia de comités interdisciplinarios que establezcan los parámetros de operación y manteniendo pocos niveles organizacionales, para que los problemas, propuestas y sugerencias lleguen lo más rápido posible.

En su nacimiento las organizaciones tienden hacer muy flexibles y están orientadas al logro de resultados, canalizando su energía en la obtención de ganancias y de clientes.  Para esta etapa es necesario:  Áreas pequeñas, alta capacidad de reorganización, y pocos niveles organizativos.

 La adolescencia de las organizaciones se caracteriza por los intentos de establecer cierta normatividad, reacciones rápidas, crecimiento no armonioso, expansión del mercado y conatos de luchas entre ciertos mandos. Es necesario la creación de estructuras que apoyen a la creatividad debido a que ayudan a enfrentar esta etapa de forma satisfactoria, áreas específicas de investigación y desarrollo, la investigación de mercados o de mercadotecnia, una sólida estructura de apoyo a la capacitación y el desarrollo de las personas, y conservar estructuras planas y áreas poco numerosas.

La madurez se distingue por un adecuado equilibrio en la estructura, se mantienen pocos niveles y la flexibilidad, departamentos pequeños y orientados hacia la innovación de diferentes campos, reglas y procedimientos claros y el cuidado de las personas que integran la Organización. Es necesario: Impulsar el trabajo en equipo, la corresponsabilidad en el logro de los resultados y el apoyo en esquemas de cooperación entre las áreas.

Los puestos se definen en función de las cargas de trabajo, niveles de automatización y el grado de especialización que se desea que se mantenga entre sí. Existe un proceso para definir el número de puestos que debe de integrar una estructura: 1) Analizar la misión y visión, 2) Explicar el plan estratégico, 3) Identificar el sistema de trabajo y los procesos y subprocesos claves, 4) Elaborar flujos de operación, políticas, procedimientos y roles, 5) Determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura y 6) Determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de ellos.

Existen diferentes estrategias que se han utilizado en diversas instituciones para lidiar con las cargas de trabajo. Los horarios flexibles Consisten en permitir a cada uno de los integrantes de la organización que establezca su propio horario de trabajo con absoluta libertad, de esta forma, los miembros de la organización sienten que sus necesidades personales son reconocidas y que pueden tomar el tiempo que requieran para llevar acabo las responsabilidades de su vida persona.

Como prepararse para las organizaciones del futuro.

Amor sin escalas.

La película trata sobre Ryan, él trabaja en una empresa que es contratada por otras empresas para despedir de forma profesional a los empleados. Ryan es un hombre muy organizado, que viaja mucho debido a su trabajo.

La empresa para la que trabaja Ryan invierte mucho dinero en enviar a los trabajadores hacia el lugar donde solicitan sus servicios, esto implica un mayor gasto para la empresa y los tiempos de atención son más tardados debido a que el personal debe de trasladarse hacia el lugar donde sean solicitados.

La empresa en busca de innovación, atención temprana y reducción de gastos contratan a Natalie para que ella logre dar un giro a la empresa, el jefe manda a llamar a todos sus empleados al lugar donde está la organización y les anuncia que ya no viajaran porque Natalie les tiene una nueva propuesta para mejorar el servicio de la empresa y al mismo tiempo estas acciones ayudarían a reducir los gastos en ella.

La propuesta de Natalie era que el servicio que ofrecía la empresa sobre despidos se realizara en forma electrónica, a través de video llamadas, de esa forma los empleados no tendrían que viajar, el tiempo de atención sería más rápida y según más eficiente y generaría menor gasto para la empresa. Cosa que no le agrado mucho a Ryan. Enseguida Ryan expreso con su jefe su inconformidad, él le dijo que no iban a realizarse más viajes, entonces aparece Natalie y se enfrentan. El jefe propone un acuerdo para ambos donde Ryan iba a volver a viajar, pero esta ocasión con Natalie para que aprendiera y también probarían la técnica propuesta por Natalie.

Al final de todo se dan cuenta que la idea de Natalie es muy buena, trae muchos beneficios para la empresa, pero descuida lo más importante que son los clientes, debido a que la forma impersonal en la que se generaban los despidos no daban los mismos resultados que cuando el despido era en una forma personal.

En el texto nos hablan sobre las cosas que una empresa pasa para enfrentar el futuro como lo son los cambios en la economía, estructura y estrategias corporativas de la empresa y las estrategias organizativas.

 La organización de una empresa requiere de la adaptación y esto genera a su vez un cambio. Las formas organizativas que se necesitan para responder a los problemas requieren de elecciones y compromisos, a lo que conocemos como a ley de la supervivencia.

Estas elecciones generan una evolución y esta a su vez lleva a la empresa hacia un cambio.

Es lo que sucedía en la empresa en la cual trabajaban Ryan y Natalie, tenían que generar un cambio en la empresa y para ello poder generar una nueva organización en la empresa por medio de la adaptación.

El jefe estaba analizando la situación, siendo responsable con los cambios que se iban a realizar (al llamar a todos los empleados que regresaran), debido a que buscaba una nueva dirección de la empresa (Cambiar los viajes por video llamadas) y para llegar a ese cambio buscaba más información (Al contratar a Natalie que le daba una nueva perspectiva) y evaluaba la situación (al probar con Natalie la nueva técnica para los despidos).

El reto que tenía la empresa eran sobre los costos, la calidad, el servicio y la velocidad

En esta película podemos ver una de las fuerzas competitivas que moldean las organizaciones y esa es la tecnología, donde podemos observar que la propuesta de Natalie encaja perfectamente con esta fuerza debido a que ella buscaba a través de eso reducir tiempo y costos.

En el texto también nos hablan de elementos facilitadores, nos menciona que los retos organizacionales se facilitan con la ayudada de las tecnologías de la información aquí volvemos con Natalie y su idea que era muy buena para mejorar la empresa.

También el texto nos menciona a los clientes y que en algunas empresas ellos son parte del control interno, son clave y control de las actividades de una empresa y que las otras forman equipos autogestionados donde existe una supervisión mutua, en donde sí se desarrollan circunstancias adecuadas se puede formar un autocontrol.

En esta parte podríamos mencionar el por qué no funciono la idea de Natalie a pesar de ser muy buena, la respuesta está en que el tipo de trabajo que realizaban era muy relacionado con el cliente, el cliente era el control interno, la satisfacción del ellos era lo más importante; el proceso de como la persona que iba a ser despedida asimilara y aceptara que tenía una nueva oportunidad de reorganizar su vida solo se podía transmitir teniendo un contacto personal, en lugar de que el contacto solo se realizara en forma de video llamada. En esta empresa el cliente era la clave y centro de sus actividades y aunque en cuestiones monetarias ayudaba a crecer a la empresa el servicio no era el adecuado.

Esto me recuerda a las claves para competir donde existen dos variables y una de ellas habla sobre la orientación hacia el cliente que es la labor que realizaba Ryan, igual Ryan promovía la segunda variable que es el desarrollo de capacidades distintivos difícilmente imitables un claro ejemplo son las conferencias motivacionales que brindaba y cuando habla con el señor que era cocinero, le hizo entender que tenía una cualidad única y que podía potencializarla.

El poder estratégico se encuentra en Natalie, ella le brinda a la empresa nuevas formas de competencia.

Se podría decir que la empresa de la película es una organización invertida donde el contacto con el cliente es muy importante y su cúspide son los puntos de servicio y el contacto; por lo que el resto de la organización está al servicio de los puntos de venta.

 El principal problema de las empresas es que cada vez hay más clientes exigentes, lo que genera que tengan que ser simultáneamente adaptables para dar una respuesta rápida y un servicio personalizado a los clientes. Principalmente los cambios se dan debido a las exigencias.

CREATIVIDAD

Participación y reconocimiento – Capitulo 12

En cualquier organización es deseable que las personas hagan bien su trabajo y si, además, añaden su creatividad, su iniciativa y una responsabilidad total al servicio de la misma, los resultados son indudablemente mejores. Participar es ir mas haya de actuar como un mero espectador.

La participación permite que la información relacionada con los problemas operativos fluya desde la base de la organización hasta los niveles directivos.

Los métodos alternativos que suelen emplear los jefes organizacionales son:

Introducir cuñas: colocar entre la gente de la base de la organización a una persona que sea de total confianza para el directivo.

Recompensar el espionaje: Localizar a unas personas dentro de la base que puedan actuar como informadores de la gerencia.

Desarrollar grupos de choque entre la base: Actúan como informadores y como instrumentos de represión.

Elaborar contratos colectivos de trabajo de protección: la organización crea un sindicato fantasma.

Desarrollar sindicatos blancos: aparenta ser el sindicato que representa verdaderamente a los agremiados.

Estos métodos ponen en riesgo la productividad.

El aseguramiento de los mecanismos eficientes de la participación acarrea los siguientes beneficios a las organizaciones:

1)    Identificación de los problemas operativos que impactan a la organización en general.

2)    Aprovechamiento de la experiencia y la creatividad.

3)    Mayor energía y compromiso organizacional.

4)    Mayor satisfacción del personal.

5)    Mayor velocidad de reacción y mejores resultados.

Existen ámbitos diferentes sobre los que es posible permitir o propiciar la participación de los integrantes de una organización.

En el primer escalón se encuentra el desempeño propio del trabajo, que es la forma más simple de participación. Se les asigna una determinada función y se espera que la cumpla.

El segundo escalón es el de la información, ésta permite que se comprenda la función de los procesos, además es importante para idear mejoras.

 El tercer escalón de participación consiste en abrir un espacio a los miembros de un equipo para tomar las decisiones que competen a su unidad o departamento.

La idea de los grupos autogestivos es darles a quienes conducen los procesos la capacidad de dirigirlos conforme a sus conocimientos y experiencia, y, ser ellos quienes propongan a la directiva la mejor forma de administrarlos.

La participación en la propiedad de las empresas es el quinto escalón. Los miembros de la empresa tienen la opción real de convertirse en los dueños de ésta. Una forma común de hacerlo es el accionariado.

Reconocer es reforzar positivamente una buena actitud del personal.

Las características que debe poseer un programa de reconocimiento tienen que ser claras para todos los beneficiarios del mismo, además debe contener:

Reglas simples y justas, reconocimiento a los equipos más que a la participación individual, sistemas rápidos de evaluación de los participantes, retroalimentación de quienes participan y usar el mismo criterio para definir las estructuras orgánicas.

En lo relativo al entrenamiento que implica al conocimiento debe prever: que el entrenamiento sea práctico y rápido, que los roles sean enseñados y que el tipo de entrenamiento se halle integrado a la cultura de la empresa.

Sobre la promoción y mercadeo es necesario: desarrollar un plan claramente estructurado; capacitar, promover y generar interés en el sistema, el cual debe ser acorde a la cultura de la empresa.

En la administración es preciso: utilizar medios automatizados para el control y seguimiento; acudir a dónde estén las ideas; y finalmente, retroalimentar a los subgerentes y a la gerencia.

Los reconocimientos y los premios deben asegurar la retroalimentación, su efectividad y el desarrollo de una cultura del reconocimiento.

El compromiso gerencial se apoya en: integración del sistema y la premisa de que es necesario compartir los beneficios que recibe la empresa.

Existen tres estilos de liderazgo que fomentan la participación del equipo:

1)    El liderazgo compartido: en el que un líder delega.

2)    El liderazgo rotativo: donde no hay solo miembro del equipo que sea líder todo el tiempo.

3)    El liderazgo completivo: el cual consiste en que el líder asume una función única y trascendente para el equipo, debe asegurarse de que haya un ambiente de inclusión total.

Otras barreras importantes en la adopción de los modelos participativos pueden deben deberse a la cultura y al ambiente de la organización, a la forma en que está organizado el trabajo, a la falta de elementos en el rediseño del proceso del grupo o a las circunstancias personales de quienes participen en los equipos.

Temores más comunes:

1.- Temor a la pérdida del poder y control de parte del líder.

2.- Temor a que se desvíe el rumbo organizacional.

3.- Posible irresponsabilidad de los colaboradores o su falta de preparación.