Desarrollo estructural de la organización.

El diseño estructural de una organización se desarrolla a partir de una estrategia de negocio que se utilizara en un futuro. Esto consiste en definir las áreas y niveles que deben de componer a las organizaciones, sus interacciones, sus componentes, el establecimiento de roles y puestos y las formas de evaluación.

Este proceso requiere de algunas características:

1)      Que la interacción de las áreas y niveles sea ágil y que favorezcan la flexibilidad para la adaptación a los cambios.

2)      Evitar duplicaciones en las funciones, el desperdicio de recursos por burocracia excedida o lagunas en los procedimientos.

3)      Establecer pocos niveles organizacionales y estructuras interdependientes.

4)      Permitir que cada empleado se sienta importante, en el logro de resultados.

5)      Mantener un mínimo control sobre el desempeño asegurando la coordinación requerida sin estorbar ni disminuir la velocidad de respuesta.

Este desarrollo debe de tener una concordancia con la estrategia general de la empresa y la administración de los recursos humanos. Para determinar las características nos podemos basar en la adaptación del matiz de Tichy y Sherman, analizando dos momentos, el momento actual (1980) y el momento futuro (1990); considerando 3 ámbitos: el tecnológico, el político y el cultural. Definiendo la estrategia, la estructura, la forma de administración dependiendo del presente o la visión a futuro que estemos hablando.

Las áreas que comúnmente componen una organización que están en función de los procesos de trabajo que deben de desempeñar, es por eso que existen procesos que rigen el diseño estructural de las áreas, las cuales son:  1) Producción o transformación, 2) Comercialización de productos y servicios, 3) Investigación y producción de nuevos productos y servicios, 4) Financiamiento, 5) Desarrollo de la organización y 6) Desarrollo del personal.

Para impulsar una función específica, lo recomendable es crear un elemento estructural y para esto existen 3 formas de realizarlo: Crear departamentos completos encargados de un rol, asignar la función a una sola persona, o dos, con un alto nivel jerárquico y crear equipos temporales para proyectos claramente definidos.

Existen 3 tipos de estructuras: 1) Las líneas de dependencia directa, que muestran con precisión los puestos cuyos ocupantes son jefes de los ocupantes de otros puestos.

 2)  Líneas de dependencias indirectas (staff), Cuando el de un puesto requiere compartir su experiencia o conocimiento con otro puesto o grupo de puestos.

3) Estructuras matriciales, Aseguran una mejor representatividad de los intereses e ideas de todos los empleados en las decisiones.

Para determinar los niveles, se ha enfatizado en la importancia de crear estructuras organizacionales planas, la totalidad de estas constan de tres niveles, el operativo, el general y el directivo. Estas estructuras muestran las siguientes características: 1) Los grupos son habilitados como equipos autosugestivos, 2) Se desarrolla una amplia labor de capacitación y delegación de autoridad, 3) El rol gerencial se asemeja al director técnico de un equipo deportivo y 4) Los directivos tienen como responsabilidad la supervisión general de los sistemas de trabajo.

Adaptando la propuesta original de Adizes, en una organización existen cuatro roles fundamentales: productor, administrador, creativo e integrador.

El ciclo de vida de una organización depende de: la flexibilidad, la tendencia a establecer controles y mecanismos de normatividad y los recursos necesarios para apoyar las decisiones productivas: Estableciendo áreas pequeñas con alta capacidad de reorganización, la existencia de comités interdisciplinarios que establezcan los parámetros de operación y manteniendo pocos niveles organizacionales, para que los problemas, propuestas y sugerencias lleguen lo más rápido posible.

En su nacimiento las organizaciones tienden hacer muy flexibles y están orientadas al logro de resultados, canalizando su energía en la obtención de ganancias y de clientes.  Para esta etapa es necesario:  Áreas pequeñas, alta capacidad de reorganización, y pocos niveles organizativos.

 La adolescencia de las organizaciones se caracteriza por los intentos de establecer cierta normatividad, reacciones rápidas, crecimiento no armonioso, expansión del mercado y conatos de luchas entre ciertos mandos. Es necesario la creación de estructuras que apoyen a la creatividad debido a que ayudan a enfrentar esta etapa de forma satisfactoria, áreas específicas de investigación y desarrollo, la investigación de mercados o de mercadotecnia, una sólida estructura de apoyo a la capacitación y el desarrollo de las personas, y conservar estructuras planas y áreas poco numerosas.

La madurez se distingue por un adecuado equilibrio en la estructura, se mantienen pocos niveles y la flexibilidad, departamentos pequeños y orientados hacia la innovación de diferentes campos, reglas y procedimientos claros y el cuidado de las personas que integran la Organización. Es necesario: Impulsar el trabajo en equipo, la corresponsabilidad en el logro de los resultados y el apoyo en esquemas de cooperación entre las áreas.

Los puestos se definen en función de las cargas de trabajo, niveles de automatización y el grado de especialización que se desea que se mantenga entre sí. Existe un proceso para definir el número de puestos que debe de integrar una estructura: 1) Analizar la misión y visión, 2) Explicar el plan estratégico, 3) Identificar el sistema de trabajo y los procesos y subprocesos claves, 4) Elaborar flujos de operación, políticas, procedimientos y roles, 5) Determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura y 6) Determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de ellos.

Existen diferentes estrategias que se han utilizado en diversas instituciones para lidiar con las cargas de trabajo. Los horarios flexibles Consisten en permitir a cada uno de los integrantes de la organización que establezca su propio horario de trabajo con absoluta libertad, de esta forma, los miembros de la organización sienten que sus necesidades personales son reconocidas y que pueden tomar el tiempo que requieran para llevar acabo las responsabilidades de su vida persona.